Miért Probléma Állandóan az Időbeosztás (és Mihez Kezdj Vele)

Várható olvasási idő: 5 perc 22 másodperc. A bejegyzésből megtudod, miért érzed állandóan azt, hogy rossz az időbeosztásod és hogyan változtathatsz ezen.

Ha próbáltad már összerakni a tökéletes időbeosztást, akkor valószínűleg el is buktad a dolgot. Többször is. Pedig sok energiát raktál bele, hogy működjön, de még így is felborult az eredetileg szépen összerakott terv. A helyzet az, hogy papíron nagyon könnyű tervezni, de amikor jönnek a hétköznapok és a megvalósítás, akkor már mindjárt bonyolódnak a dolgok.

Tudom jól, hogy a “rossz időbeosztás” gyakori probléma, hiszen az olvasóim is sokszor írnak erről emailben. Konkrétan ilyeneket:

Zoltán:

Az én legnagyobb gondom az, hogy úgy érzem, kevés az időm. Állandóan rohanok és mindenféle időbeosztásokat állítok össze, amelyeket aztán nem sikerül tartanom. Néha sikerül, de idegesít, hogy sosem teljesítem a “tervet”.

Ildikó:

Szerintem nekem a legjobb segítség az lenne, ha valaki megmondaná, hogyan osszam be jól az időmet, úgy, hogy jusson mindenre, de minél kevesebb dolgot kelljen kiszervezni.

Margit:

Nekem az időbeosztás sosem ment, sokat vállalok, aztán halogatok, rosszul priorizálok, és mire végre kezdenék egyenesbe jönni, valami vis maior eset azonnal kibillent a végre megtalált egyensúlyból.

Valószínűleg már te is sok cikket elolvastál a neten, próbáltál ellesni taktikákat sikeres vállalkozóktól is, de még mindig nem jöttél rá, miért hibázod el a dolgot. Ez a bejegyzés abban segít, hogy átrendezze a fejedben a “jó” időbeosztással kapcsolatos kérdőjeleket, és mostantól ne piszkáld magad, ha nem sikerül mindent megoldani.

Minden fejben dől el

Amikor elstartolt a cégem, akkor azt gondoltam, hogy úgy lehet a leghatékonyabban előre menni, ha beosztom az időmet. Elképesztő horror táblázatokat gyárottam, ahol szinte percre lebontva minden megvolt, hogy mikor/mit fogok megcsinálni – itt voltak a megbeszélések, a napi teendőim, kit kell felhívnom. Állandóan attól rettegtem, hogy bármikor beeshet valamilyen váratlan dolog, ami rögtön felborítja az egészet.

Amikor nem sikerült tejesítenem a tervet, akkor persze ostoroztam magam, hogy biztos az a gond, hogy nem próbálom elég keményen – lehet, hogy csak 1 teendő maradt ki, de akkor is idegesített. Az volt a fejemben, hogy még szigorúbbnak kell lennem magamhoz.

Idővel persze rájöttem, hogy ez nem vezet megoldásra, hiszen bármennyire is erőlködöm, nem fog az működni, ha állandóan az időmet akarom beosztani. Nem a rossz tervezéssel van a baj, hanem sokkal inkább azzal, ami a fejemben van. A gondolkodásom és a megközelítésem volt az, ami visszafogott, viszont néhány egyszerű váltással gyors tempóban tudtam fejlődni.

“Ha jó lenne az időbeosztásom…”

Gyakran hallom cégvezető ismerősöktől, hogy sokkal könnyebb lenne az életük, ha jó lenne az időbeosztásuk. A hiba ezzel a gondolattal csak az, hogy mindenki maga osztja be az idejét, és olyan miatt semmi okunk nincs a panaszra, amire hatással tudunk lenni. 

Alapvetően 3 fő probléma miatt szokott kialakulni bennünk az ezzel kapcsolatos negatív érzés:

  • elvárások
  • Túltervezés
  • Időpazarlás

Bizonyos esetekben túl sokat várunk el magunktól, és hajlamosak vagyunk a negatív oldalát megfogni a dolognak. A probléma-fókusz gyakran sokkal erősebb, mint a megoldás-fókusz, ezért belefuthatunk abba a csapdába, hogy hiába csináltunk meg egy nap a terezett teendőink 90%-át, mégis elégedetlenek vagyunk magunkkal.

Azt nem tanítják nekünk a suliban, hogy bánjunk jól az időnkkel, szóval nyugi, nincs veled semmi baj, ha ez nehezen megy. A jó hír, hogy nem az időd tökéletes beosztásában kell fejlődnöd, hanem sokkal inkább abban, hogy elfelejtsd az idősávokban való gondolkodást, és helyett arra fókuszálj, ami változást hoz az életedbe. Lent összegyűjtöttem neked az 3 legfontosabb dolgot, ami nekem segített abban, hogy most már sokkal komolyabb iramban tudjak előre lépni.

Vonatkoztass el az időtől

A legnagyobb hiba, amit elkövettem, hogy szinte az összes teendőmnél órákban és percekben gondolkoztam. Ez hozta magával az állandó csúszást, és az olyan érzéseket, hogy:

Nem vagyok elég jó…
Nem próbálom elég keményen…
Ez nem nekem való…

A helyzet az, hogy amikor tervezésről van szó, akkor mindig a legoptimálisabb forgatókönyvet állítjuk össze, amiben nincs benne az, hogy hívni fognak, fáradtak leszünk, vagy éppen nem lesz kedvünk az adott feladathoz. Éppen ezért teljesen felesleges úgy tervezni, hogy reggel 9-től 11-ig egy adott feladaton fogsz dolgozni, mert sok minden jöhet, ami keresztül tudja húzni a számításodat.

Ha úgy ítéled meg, hogy egy teendőt 2 óráig megcsinálni, de nem sikerül megfelelő tempóban haladni, akkor már másfél óra után frusztrálni fogod magad, hogy “francba, megint fog sikerülni időben befejezni, holott fél óra múlva már mással KÉNE foglalkoznom”. Amennyiben egy feladat valóban nagyon fontos, akkor tök mindegy, hogy 1 vagy 2 órába kerül megcsinálni, azzal végezni kell.

Egy sikeres vállalkozónak is feltettem azt a kérdést, hogy “melyik feladatra mennyi időt és energiát szánsz”, aki ezt válaszolta:

Amennyi idő kell rá, nincs mese.

Wolf Gábor 
Marketing Commando, marketing tanácsadó

Ha egy fontos feladatot minden áron bele akarsz sűríteni az előre betervezett időbe, akkor bizony minőségi problémák is előjöhetnek. Összecsapott lesz és pontosan azért nem fognak jönni az eredmények. Ezzel szemben, hogy ha belerakod a szükséges mennyiségű energiát, akkor elégedett leszel, és mivel egy fontos ügyön dolgoztál, máris tettél egy lépést a siker felé.

A fentiek után tök jogos, hogy felmerül benned az, hogy “oké, de ha elhúzódik egy dolog, akkor nem marad idő mindenre”, és pontosan itt jön képbe a következő lényeges lépés. Azonban mielőtt még áttérünk a következő pontra, röviden összefoglalom neked, mit érdemes csinálnod, ha fejlődni szeretnél.

1

Csináld Meg!

Nézd végig vagy gondold át az elmúlt egy heted, és nagyjából számold össze, hogy mennyiszer csúsztál ki a tervezett időből. Te is tudod jól, hogy ritkán jön ki minden tökéletesen – itt az idő, hogy a keményebben helyett megpróbáld máshogy.

Söpörj le mindent az asztalról

Ez most elsőre kicsit fura lehet, de az igazság az, hogy nem kell mindent megoldani.

A sok apró dolog nagyon el tudja vinni a fókuszt, mert könnyű őket megcsinálni, és azt az illúziót adják, hogy ügyesek vagyunk. Pedig az esetek többségében ilyenkor a felesleges dolgok jönnek elő és a nap végén csak az az üres érzés marad, hogy megint nem léptél előre egy lépést sem. Korábban ez nálam is nagy gond volt, viszont sikerült megoldani, méghozzá így:

  • az apró dolgokat egyszerűen lesöpörtem az asztalról.

Naponta rengeteg teendő ugrik be az életünkbe, és ha mindennel foglalkozni akarunk, akkor nem marad időnk semmire. Sokszor érezzük azt a kényszert, hogy ezzel és azzal is foglalkozni kell, de Te is tudod jól, hogy erre sem energiád, sem időd nincs. Ezért azt mondom, hogy nem kell mindent megcsinálni, hanem bizonyos dolgokat kell hagyni elsorvadni.

Mi lesz akkor, ha kiderül, hogy egy dolog tényleg fontos volt és nem csináltad meg?

Akkor egyszerűen elvégzed akkor, amikor újra előkerül. A legszebb az egészben, hogy az apró dolgok több mint 90%-a a süllyesztőben végzi. És ilyenkor jövünk rá arra, hogy nem is volt igazából annyira sürgős vagy fontos az adott dolog, mint elsőre gondoltuk.

Elárulok egy titkot: nem vezetek heti ToDo listát.  

Tudod, hogy miért nem?

Azért, mert azt vallom, hogy az eredmények számítnak, és nem pedig az, hogy mennyi mindent tudtam kihúzni a feladatlistámról. A valóban fontos dolgok mindig ott vannak a fejemben, éppen ezért nem is kérdés, hogy milyen feladatokkal foglalkozzak. Ezzel pedig el tudom kerülni azt, amit például az egyik olvasóm írt emailben:

Sándor:

Próbálkozom folyamatosan összeírni milyen feldatokat kell elvégeznem, azonban a tapasztalat az, hogy jelenleg az már csak egy lista azokról a dolgokról, amikkel elmaradásban vagyok.

Ez a legnagyobb baj: lesz egy végtelen listád, ami állandóan csak frusztálni fog. Ezzel szemben, hogy ha 1 nap csak 1 NAGY dologra fókuszálsz, akkor elengedehetetlen, hogy előre lépj. Persze nem azt mondom, hogy csak egy 1 dolgot csinálj meg és ennyi volt, hanem mindenképpen legyen egy olyan feladatod, amely a leginkább előre tud vinni – bármennyire is időigényes és bármennyire is nehéz.

2

Csináld Meg!

Nézd meg a feladatlistádat, és gondold át, hogy valóban a legfontosabb teendők vannak-e rajta. Néhányat jelentéktelen elemet még most törölj ki, és figyeld, hogy egyáltalán előkerülnek-e valaha. Azok a dolgok, amelyeket elfelejtesz, nem is fontosak igazán.

Kizárólag az eredményeket nézd

Biztosan veled is előfordult már az, hogy a nap végére minden apró teendővel végeztél, csak éppen a legfontosabb feladatodra nem maradt idő. Lehet azért, mert probléma nálad a halogatás, vagy éppen nehezen megy a priorizálás, viszont az mindenképpen legyen a fejedben, hogy elég 1 feladatot elvégezned ahhoz, hogy maximálisan sikeres legyen a napod.

A produktivitás lényege, hogy csak azok a dolgok legyenek az előtérben, amelyek előre visznek. Könnyű elveszni a napi tűzoltásban, viszont ilyenkor érdemes megállni egy pillanatra és feltenni a kérdést:

"Amit most csinálok, az elvisz a céljaimhoz?"

Ha Facebookozással töltöd az időd, akkor nincs jogod panaszodni arra, hogy nem tudsz elmenni edzeni; ha állandóan a lényegtelen feladatokkal foglalkozol, akkor pedig nincs jogod panaszkodni arra, hogy nem keresel elég pénzt vagy éppen nem olyan tempóban haladsz a vállalkozásoddal, mint szeretnéd.

Soha ne azt nézd, hogy mennyi feladatot csináltál meg egy nap, inkább arra gondolj, hogy mi az az egyetlen dolog, amivel ha végzel, akkor 100%-ig eredményes lesz a napod.

3

Csináld Meg!

Írd fel egy papírra azt az egy feladatot, amivel a legnagyobb lépést tudnál előre lépni. Holnap kezdd ezzel a napod, és amíg nem csináltad meg, addig ne nyisd meg az emaileket és ne fogj neki semmi másnak.

Ez változott meg

Milyen eredménye van annak, hogy nem csinálok időbeosztást, nem vezetek heti szintű ToDo listát és nem akarok mindent megoldani? Például ilyenek:

  • Maximálisan tudom tartani a fókusz a legfontosabb feladataimon, és nem állítok fel magam elé felesleges akadályokat és lépéseket
  • Eltűnik az a keserű érzés, hogy nem tudom befejezni időre azt, amit előre elterveztem
  • NEM a célra, hanem a folyamatra gyúrok rá, így a végeredménnyel maximálisan elégedett vagyok
  • Nem bonyolítom túl a dolgokat, hiszen mindig csak a következő lépés van előttem, és így sokkal rugalmasabban tudom kezelni a teendőimet
  • Fele annyi dolgot csinálok meg, mégis sokkal gyorsabb iramban érek el sikerek és haladok előre.

Konklúzió

Nem attól leszel eredményes, ha próbálod jól beosztani az idődet. Ha kapnál naponta 2 óra bónusz időt, akkor valószínűeg azt is szépen be tudnád táblázni teljesen felesleges teendőkkel. Az igazság az, hogy kipróbálhatsz bármilyen ToDo alkalmazás, elolvashatsz 1000 tuti trükköt, biztos vagyok benne, hogy addig nem fogod tudni megoldani a rossz időbeosztással kapcsolatos problémát, amíg a fejedben át nem rendezed a dolgokat.

Ahogy az alapelveim között is írom: “Csak a fontos dolgokra fókuszálj, a többit kukázd ki.” Nyugodj bele abba, hogy nem fogod tudni megcsinálni a tökéletes időbeosztást, ezzel szemben, ha elvonatkoztatsz az időtől és a legjobb eredményt hozó koncentrálsz, akkor könnyen előre tudsz lépni. Ezt az egy mondatot mindenképpen vidd magaddal:

Nem az számít, hogy mi mindent csinálsz meg, hanem az, hogy mit érsz el.

Kezdd a prioritásokkal

Ha holnaptól te is jobban szeretnél bánni a teendőiddel, akkor töltsd le ezt az 1 oldalt, amelynek segítségével könnyebb lesz felállítani a prioritásokat.

Ha tetszik a poszt, akkor egyszerűen csak kattints a Like gombra, ha pedig hasznos dolgot olvastál, akkor oszd meg az ismerőseiddel.

3 Comments on “Miért Probléma Állandóan az Időbeosztás (és Mihez Kezdj Vele)”

  1. Szabolcs

    Mar tele volt a hocipom a sok hasonlo irassal, de ez vegre valami. Ami nem a sablont koveti, meg alomvilagba kerget, hanem figyelembe veszi azt, hogy mi is a valodi cel, es az emberi lelek mukodeset is. Bravo 😉

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.